業務担当の醍醐味とは?
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東京支店 業務課長
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トラブルもありますが乗り越えた時の達成感と充実感は何物にも替え難いですね |
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業務ってどんな仕事？
私は新卒で入社してから一貫して同じ仕事をしています。以前は本社に物流管理部という部門があって、そこで自社内の各営業所からの問い合わせや商品手配、伝票作成など行っていました。今は東京支店で同じ仕事ではありますが、社内ではなく、お客様を相手にしているという違いだけですね。私の部門は業務です。業務と言っても具体的にどんな仕事かわからないですよね。東京支店の場合は、一人の営業マンに対して一人の業務担当が付いているイメージですかね。担当営業マンのアシスト業務をします。具体的にはお客様に対しての見積書の作成から送付、商品についての問い合わせの対応や具体的な商品説明、受注書の作成と発行、担当セールスの留守中の代理としての対応、などです。というと内勤営業とも言えますし、営業アシスタントとも言えますね。それでもとくかくこなさなければならない仕事がとても多く、忙しい仕事だと思います。
1日300件の電話と500件のFAX!!
当支店ではお取引先が1000件を超えています。営業マンは1人につき約100件から150件のお客様を担当していますので、一人ですべて対応できるわけがありません。その業務を請け負っていると思ってください。ほとんどの営業マンは外回りしていますのでその間社内は業務担当のみとなりますが、一日の電話件数が300件ほど、Faxでの問い合わせや注文、見積依頼が500件ほどありますので、みんな常に電話しながら調べているか、メモを取っているか、合間にはFAXの一件ごとに対応していっています。ちょっと席を離れるとFAXでの依頼や問い合わせが机に溜まっているイメージです。それを一件一件確認し、仕入れ先に問合せしたり、「こういう商品はあるか?」という問い合わせに対しても、まずは会社が扱っているかどうかも在庫があるかどうか、ない場合は同様・類似の商材で提案できるものはないか、等調べて回答します。必要であれば新規のメーカーに連絡を入れ、取引を開始してもらうこともあります。一日の仕事の流れ
書類と電話に追われている印象だとおもいますが、意外とライフワークバランスは取れていると思います。一日の流れは、午前7時00分という早めの時間に出社して、前日退社後に届いたFAXや営業マンからの依頼事項(注文書や受注書の作成)をやっています。で8時30分の朝礼を済ましてからは、電話やFAXの嵐となります(笑)。お昼は大体会社内で済ますことが多いですが、その後の14時から16時ころまでが比較的問い合わせが減る時間帯なので、じっくり取り組むことや、調べ事、書類作りなど落ち着いている時でないとできないことをやっています。そして16時を過ぎると再び問い合わせや依頼事項が増えてきます。これは、相手の担当者も営業マンだったりするので社内に戻ってくる時間と重なるのでしょう。そして朝は早く出社していますが就業は早めに切り上げるよう心がけています。18時までには退社できるようにしていますので、帰宅後も比較的時間がとれます。私は体を動かすことが好きなので夜間ランニングなどをしています。大変な仕事でもやりがいがあります
この仕事をするうえで一番大変なことと言えば、人と人の関わる仕事であること、そして取引が関わることですので「ミス」が無いようにしなければなりません。しかし実はトラブルは毎日のようにやってきます。こちら側のミスなのか、発注先のミスなのか、伝達ミスなのか、納期の遅れなのか、物理的トラブルなのか人為的ミスによるトラブルなのか、とにかくいろいろあります。その人為的なミスを無くすこと、というのが一番大変ですね。それでお客様とトラブルになった場合には様々な対応策、代替案、お詫び、いろんなことがあります。それはもう同じことなんて何一つありません。千差万別なんです。それでもそうしたトラブルを解消した先に、そのお客様との信頼関係がより強固になったり、より親密になったりすることも多いんです。その時の満足度というか充実感というか、それは何にも替え難いもので、この仕事をやっていてよかったなぁ、と思える瞬間でもあるんです。休みの日はサッカー観戦
| 私は体動かくこともスポーツ観戦も大好きで、特にサッカーのガンバ大阪のファンなんです。 休日に夜行バスなどで日帰り観戦とかで大阪まで行ったりすることもありますよ。 |
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東京支店はスカイツリーを望む旧中川沿いにあります。
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